PRAVILNIK o čuvanju, korištenju, odabiranju i izlučivanju arhivskog

Dating > PRAVILNIK o čuvanju, korištenju, odabiranju i izlučivanju arhivskog

Click here: ※ PRAVILNIK o čuvanju, korištenju, odabiranju i izlučivanju arhivskog ※ ♥ PRAVILNIK o čuvanju, korištenju, odabiranju i izlučivanju arhivskog

Zbirna evidencija gradiva je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu Komore, bez obzira na mjesto čuvanja, organiziran prema sadržajnim dokumentacijskim cjelinama. Pristup ovoj kategoriji gradiva ima samo ovlaštena osoba. Dosje je jedinica koju čine predmeti ili dokumenti koji se odnose na istu osobu, stvar, pojavu ili vrstu aktivnosti. Arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja Uprave za zatvorski sustav predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti.

Ugovori o investicijskom kreditu Trajno 15. Dostupnost gradiva koje sadrži osobne podatke Članak 19. Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«. Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama Središnjega vojnog arhiva i priruène pismohrane samo i jedino uz nazoènost odgovorne osobe Središnjega vojnog arhiva, odnosno zaposlenika Središnjega vojnog arhiva i priruène pismohrane. U ustrojstvenoj jedinici u kojoj je gradivo nastalo u tzv.

Primopredajni zapisnik izraðuje se u dva primjerka, od kojih jedan èuva ustrojstvena jedinica koja predaje gradivo, a drugi odgovorna osoba Središnjega vojnog arhiva, odnosno ovlašteni zaposlenik u Središnjemu vojnom arhivu. Evidencija ozljeda na radu Trajno 64. Popis javnog dokumentarnoga gradiva s rokovima čuvanja Članak 10.

Zakon o arhivskom gradivu i arhivima - Pisarnica je jedinica u kojoj se obavljaju poslovi: zaprimanja i pregleda dokumentacije, razvrstavanja, raspoređivanja, evidentiranja upisa u poslovne knjige i slanja dokumenata i spisa, otpreme i razvođenja te predaje u pismohranu. Krajem svake godine, odnosno prije godišnjega ulaganja novoga gradiva u pismohranu, provjerava se da li je tijekom godine posuðeno gradivo vraæeno u pismohranu.

Pregled propisa za poduzetnike - Pravilnik o zaštiti i èuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva - 19. Knjigovodstvo Pravilnik o zaštiti i èuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva i drugi propisi Republike Hrvatske PREPORUKA: Detaljan pregled zakona i drugih propisa Republike Hrvatske Pravilnik o zaštiti i èuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva Narodne novine br. Brzi pretpregled sadržaja MINISTARSTVO KULTURE 1383 Na temelju èlanka 8. UVODNE ODREDBE Èlanak 1. Ovim Pravilnikom ureðuju se uvjeti èuvanja i zaštite javnog arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva i privatnog arhivskog gradiva za koje je utvrðeno da ima svojstva kulturnog dobra. Arhivskim i registraturnim gradivom izvan arhiva u daljnjem tekstu: arhivsko gradivo smatra se arhivsko gradivo u posjedu fizièkih i pravnih osoba koje nisu osnovane za obavljanje arhivske djelatnosti temeljem èlanaka 49. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima u daljnjem tekstu: Zakon , odnosno nisu upisane u Upisnik arhiva u Republici Hrvatskoj u daljnjem tekstu: imatelji. Arhivskim gradivom smatraju se svi zapisi i dokumenti, službene i poslovne evidencije i dokumentacija koji su nastali, prikupljeni ili se koriste u radu pravnih ili fizièkih osoba, bez obzira na oblik, vrstu, izvor i naèin stjecanja. ORGANIZACIJA I EVIDENTIRANJE GRADIVA Èlanak 3. Arhivsko gradivo organizira se u dokumentacijske zbirke ili cjeline. Dokumentacijsku zbirku ili cjelinu èini arhivsko gradivo nastalo djelovanjem istoga stvaratelja, zbirka dokumentacije odreðene vrste ili namjene ili dokumentacija nastala obavljanjem odreðene djelatnosti. Dokumentacijska zbirka ili cjelina može se organizirati u više manjih dokumentacijskih skupina, ako je to uputno zbog kolièine i raznovrsnosti gradiva koje sadrži ili radi lakšeg èuvanja i zaštite. Dokumentacijska zbirka ili cjelina u pravilu se oblikuje sukladno izvornoj organizaciji, odnosno klasifikaciji dokumentacije koju sadrži. Ako izvorna organizacija, odnosno klasifikacija dokumentacije nije dosljedna ili ako znatnije otežava pronalaženje, korištenje ili rukovanje zaštitu, vrednovanje, izluèivanje i dr. Novonastalo gradivo i gradivo u èiji posjed doðe imatelj je dužan pridružiti odgovarajuæoj dokumentacijskoj zbirci ili cjelini najkasnije u roku trideset dana od nastanka, odnosno dolaska u posjed gradiva. Imatelj je dužan nadležnom arhivu dostaviti popis svih dokumentacijskih zbirki ili cjelina koje posjeduje. Na popisu iz prethodnog stavka za svaku dokumentacijsku zbirku ili cjelinu obvezno se navodi: naziv, stvaratelj, vrijeme nastanka gradiva, kolièina gradiva, medij i vrsta zapisa, opis sadržaja, te popis manjih skupina na koje je dokumentacijska zbirka ili cjelina podijeljena. Imatelj koji osnuje novu, ukine postojeæu dokumentacijsku zbirku ili cjelinu ili gradivo iz jedne pridruži drugoj dokumentacijskoj zbirci ili cjelini, dužan je o tome izvijestiti nadležni arhiv, u roku od petnaest dana od nastanka promjene. Za svaku pojedinu dokumentacijsku zbirku ili cjelinu imatelji obvezno vode popis arhivskoga gradiva. Popis iz stavka 1. Opis dokumentacijske skupine u popisu arhivskoga gradiva obuhvaæa: 1. Popis arhivskih jedinica dokumenata, predmeta, dosjea, svezaka i dr. Ako imatelj vodi uredsku ili drugu evidenciju koja sadrži podatke iz stavaka 3. Jednom godišnje imatelj dostavlja nadležnom arhivu popise arhivskog gradiva dokumentacijskih zbirki ili cjelina sa stanjem na zadnji dan prethodne godine. Popisi arhivskoga gradiva iz èlanka 6. Imatelj je dužan popis arhivskog gradiva zaštititi od neovlaštenog pristupa, gubitka, uništenja i ošteæenja. Ako se popis vodi raèunalno, imatelj je dužan osigurati podatke od neovlaštenog upisivanja, mijenjanja i brisanja i jednu kopiju èuvati na sigurnom mjestu. TEHNIÈKO OPREMANJE I ODLAGANJE Èlanak 8. Arhivsko se gradivo odlaže i èuva u sreðenom stanju, tehnièki opremljeno i oblikovano u arhivske jedinice. Arhivska se jedinica obvezno ulaže u zaštitni omot ili drugu prikladnu ambalažu. U omotu arhivske jedinice nalaze se svi zapisi ili dokumenti koji joj pripadaju, složeni po redu koji je primjeren jedinici. U omotu se ne mogu nalaziti zapisi, dokumenti ili drugi predmeti koji ne pripadaju arhivskoj jedinici. Na omotu arhivske jedinice ispisuju se: redni broj u popisu arhivskog gradiva, oznaka i naziv jedinice, naziv dokumentacijske zbirke i stvaratelja. Na unutarnjoj strani omota navode se podaci o zapisima i dokumentima u jedinici, sukladno propisima o uredskom poslovanju, te podaci o dokumentima koji nedostaju u jedinici. Arhivske jedinice, uložene u zaštitni omot, odlažu se u tehnièke jedinice mapa, fascikl, arhivska kutija i dr. Na tehnièkim se jedinicama, na vidnom mjestu, navodi: naziv dokumentacijske zbirke ili cjeline, naziv stvaratelja, redni broj tehnièke jedinice, godina ili raspon godina nastanka gradiva i oznake ili raspon oznaka arhivskih jedinica koje se nalaze u tehnièkoj jedinici. Gradivo u elektronièkom obliku pohranjuje se tako da se podaci izdvoje iz izvornog sustava, odnosno sustava koji omoguæuje brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka, i pohrane u sustavu koji onemoguæuje brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka, ili tako da se u sustavu u kojem se nalaze onemoguæi brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka. Elektronièki podaci se pohranjuju u najmanje dvije kopije, od kojih jedna treba biti u sustavu koji omoguæuje pristup, pretraživanje i prikazivanje podataka koji se predaju na pohranu, a jedna izvan tog sustava. Prije pohrane gradiva u elektronièkom obliku u pisanom se obliku opisuje format i struktura zapisa, naèin na koji æe se osigurati njihovo èuvanje i zaštita od neovlaštenog pristupa ili mijenjanja podataka, naèin na koji æe se provoditi izluèivanje te oblik i naèin predaje nadležnom arhivu. Pri pohrani gradiva u elektronièkom obliku obvezno se provjerava èitljivost i cjelovitost svih kopija predanih elektronièkih zapisa. SMJEŠTAJ GRADIVA Èlanak 11. Imatelji su dužni osigurati primjeren prostor i opremu za pohranu i zaštitu arhivskoga gradiva. Primjerenim prostorom za pohranu i zaštitu arhivskoga gradiva smatraju se prostorije: — koje su suhe, zraène i zaštiæene od prodora nadzemnih i podzemnih voda, — koje su udaljene od mjesta otvorenoga plamena, od prostorija u kojima se èuvaju lako zapaljive tvari, od izvora prašenja i oneèišæenja zraka, — koje su propisno udaljene od proizvodnih i energetskih postrojenja, instalacija i vodova plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih , — u kojima ne boravi i kroz koje se ne kreæe drugo osoblje osim osoba zaduženih za èuvanje i zaštitu arhivskog gradiva, — kojima je zaprijeèen pristup neovlaštenim osobama, u radno i izvan radnog vremena. Arhivsko gradivo na papiru èuva se u spremištima u kojima relativna vlažnost zraka ne odstupa bitno od 45 — 55% pri temperaturi od 16 — 20 ºC. Arhivsko gradivo na drugim medijima èuva se u prostorijama u kojima relativna vlažnost i temperatura ne prelaze vrijednosti koje preporuèuje nadležni arhiv ili proizvoðaè medija. Pri izvoðenju radova u prostorijama u kojima se èuva arhivsko gradivo ili njihovoj blizini, kao i èišæenju tih prostorija, ne smiju se koristiti sredstva i postupci koji mogu biti štetni za arhivsko gradivo upotreba otvorenog plamena, korištenje agresivnih kemijskih sredstava i zapaljivih tvari, pretjerano vlaženje , ako gradivo nije prethodno izmješteno na mjesto sigurno od posljedica primjene tih sredstava i postupaka. Prostorije u kojima se èuva arhivsko gradivo trebaju biti opremljene vatrodojavnim ureðajima te ureðajima za suho gašenje požara. Prostorije u kojima se èuva arhivsko gradivo trebaju biti opremljene metalnim policama ili ormarima koji su primjereni za smještaj gradiva. Police trebaju biti odmaknute od zidova tako da se omoguæi cirkulacija zraka i dovoljno meðusobno razmaknute za neometan prolaz i rukovanje gradivom. Najdonja pregrada na polici treba biti odmaknuta najmanje 15 cm od poda. Arhivsko se gradivo ne smije držati na podu, stolovima ili drugim mjestima koja nisu namijenjena za njegovo odlaganje. Pristup u prostorije za pohranu arhivskoga gradiva može imati samo osoblje zaduženo za zaštitu i obradu gradiva i ovlaštene osobe. STRUÈNI RADNICI Èlanak 16. Poslove na zaštiti i obradi arhivskog gradiva obavljaju osobe koje su struèno osposobljene za te poslove struèni radnici. Struèni radnik je osoba koja ima položen struèni ispit iz arhivske struke ili struèni ispit za zaštitu i obradu arhivskog gradiva, sukladno propisima koji ureðuju polaganje struènih ispita. Struèni radnik mora imati najmanje srednju struènu spremu. PRAVILNIK O ZAŠTITI ARHIVSKOG GRADIVA Èlanak 17. Sva pitanja organizacije, obrade, odlaganja i èuvanja, odabiranja i izluèivanja arhivskog gradiva imatelji ureðuju svojim pravilnikom o zaštiti i obradi arhivskoga gradiva. Pravilnik iz stavka 1. Ako nadležni arhiv ne izda ili ne uskrati suglasnost iz stavka 2. U pravilniku iz èlanka 17. ZAVRŠNE ODREDBE Èlanak 19. Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«. Pravilnik o zaštiti i korištenju arhivskog i registraturnog gradiva Uprave za zatvorski sustav Ministarstva pravosuða Narodne novine br. Brzi pretpregled sadržaja MINISTARSTVO PRAVOSUÐA 1085 Na temelju èlanka 17. OPÆE ODREDBE Èlanak 1. Ovim se Pravilnikom ureðuje prikupljanje, odlaganje, naèin i uvjeti èuvanja, obrada, odabiranje i izluèivanje, zaštita i korištenje arhivskog i registraturnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Središnjeg ureda, kaznionica, zatvora i Centra za izobrazbu kao ustrojstvenih jedinica Uprave za zatvorski sustav Ministarstva pravosuða te odgojnih zavoda u daljnjem tekstu: Uprava za zatvorski sustav , kao i predaja gradiva nadležnom arhivu. Poseban popis arhivskog i registraturnog gradiva Uprave za zatvorski sustav s rokovima èuvanja, koji obuhvaæa cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u poslovanju Uprave za zatvorski sustav u prilogu je ovog Pravilnika i njegov je sastavni dio koji se neæe objaviti u »Narodnim novinama«. Cjelokupno gradivo Uprave za zatvorski sustav od interesa je za Ministarstvo pravosuða, povijest i druga znanstvena podruèja, kulturu i druge društvene potrebe Republike Hrvatske i ima njezinu osobitu zaštitu, bez obzira je li registrirano ili evidentirano. Za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo Uprave za zatvorski sustav odgovorne osobe su: — za Središnji ured — ravnatelj, — za kaznionicu, zatvor, odgojni zavod i Centar za izobrazbu — upravitelj. Odgovorne osobe iz stavka 2. Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika: Arhivska jedinica gradiva jest najmanja logièko-sadržajna jedinica organizacije gradiva dosje, spis, periodièki definiran upisnik, zapisnik. Arhivska knjiga je evidencija ulaska gradiva u pismohranu, prema vrstama i kolièinama. Arhivskim registraturnim gradivom smatra se cjelokupna dokumentacija nastala radom ili u posjedu Uprave za zatvorski sustav, bez obzira je li ili nije evidentirana u službenim evidencijama npr. Dokument je svaki zapis, bilo koje vrste, oblika i tehnike izrade rukopis, tisak, crtež, slika, zvuèni zapis, filmski ili video zapis, elektronièki zapis i dr. Dosje je jedinica koju èine predmeti ili dokumenti koji se odnose na istu osobu, stvar, pojavu ili vrstu aktivnosti. Izluèivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice èiji je utvrðeni rok èuvanja istekao. Elektronièki dokument je dokument proslijeðen ili pohranjen pomoæu raèunalnih ureðaja u obliku koji pretpostavlja upotrebu takvih ureðaja pri obradi i korištenju. Klasificirani podatak je onaj koji je nadležno tijelo, u propisanom postupku takvim oznaèilo i za koji je utvrðen stupanj tajnosti, kao i podatak kojeg je Republici Hrvatskoj tako oznaèenog predala druga država, meðunarodna organizacija ili institucija s kojom Republika Hrvatska suraðuje. Konvencionalno gradivo je gradivo za èije išèitavanje nisu potrebni posebni ureðaji. Nekonvencionalno gradivo je ono za èije su išèitavanje potrebni posebni ureðaji. Ono može biti na optièko-magnetskim medijima, na mikrofilmu ili na CD-u. Odabiranje arhivskoga gradiva je postupak kojim se iz registraturnoga gradiva na temelju utvrðenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno èuvanje. Odgovorna osoba za pismohranu je voditelj ustrojstvene jedinice u èijem je sastavu organizirana pismohrana, odnosno osoba na koju takve ovlasti prenese èelnik ustrojstvene jedinice. Pisarnica je jedinica u kojoj se obavljaju poslovi: zaprimanja i pregleda dokumentacije, razvrstavanja, rasporeðivanja, evidentiranja upisa u poslovne knjige i slanja dokumenata i spisa, otpreme i razvoðenja te predaje u pismohranu. Pismohrana je sastavni dio svake pisarnice. U pismohranu se odlaže i èuva arhivsko i registraturno gradivo. Arhivsko gradivo èuva se do predaje nadležnom arhivu, a registraturno gradivo s rokovima èuvanja do postupka izluèivanja. Poseban popis arhivskog i registraturnog gradiva Uprave za zatvorski sustav s rokovima èuvanja je popis jedinica gradiva organiziran prema sadržajnim cjelinama poslovnim podruèjima Uprave za zatvorski sustav, s oznaèenim rokovima èuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s gradivom nakon isteka roka èuvanja. Tehnièka dokumentacija su projekti, elaborati i ostali dokumenti u kojima su sadržana tehnièka rješenja, uvjeti, isprave i drugi podaci u skladu sa zakonima koji imaju znaèaj tehnièke dokumentacije. Tehnièka jedinica gradiva je jedinica fizièke organizacije gradiva svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD... Zadužena osoba za pismohranu je osoba koja neposredno obavlja poslove pismohrane. Zbirna evidencija gradiva je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu Uprave za zatvorski sustav, bez obzira na mjesto èuvanja, organiziran prema sadržajnim dokumentacijskim cjelinama. Arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja Uprave za zatvorski sustav predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti. OBVEZE UPRAVE ZA ZATVORSKI SUSTAV KAO STVARATELJA I IMATELJA JAVNOGA ARHIVSKOGA I REGISTRATURNOG GRADIVA Èlanak 5. Uprava za zatvorski sustav kao stvaratelj i imatelj javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužna je: — savjesno èuvati gradivo u sreðenom stanju i osiguravati od ošteæenja do predaje nadležnom arhivu, — na zahtjev nadležnog arhiva dostavljati popis gradiva i javljati sve promjene u vezi s njim te pribavljati mišljenje nadležnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo, — redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva, periodièki izluèivati gradivo kojemu su istekli rokovi èuvanja, — omoguæiti ovlaštenim djelatnicima nadležnog arhiva obavljanje struènog nadzora nad èuvanjem gradiva. Uprava za zatvorski sustav dužna je izvijestiti nadležni arhiv o svakoj promjeni svog statusa i ustrojstva bilo koje cjeline radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom. PRIKUPLJANJE, OBRADA I ÈUVANJE GRADIVA Èlanak 6. Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo Uprave za zatvorski sustav prikuplja se, zaprima, obraðuje, evidentira, odabire i izluèuje, te osigurava od ošteæenja, uništenja i zagubljenja u pismohrani Uprave za zatvorski sustav. U okviru uredovanja pismohrane vodi se: a Arhivska knjiga, kao knjiga evidencije ulaska arhivskog i registraturnog gradiva u pismohranu. Zbirna evidencija sadržava sljedeæe podatke: redni broj, oznaka, naziv, sadržaj, vrijeme nastanka, kolièina, rok èuvanja, napomena. Podaci Arhivske knjige i Zbirne evidencije gradiva iz èlanka 7. Riješeni i dovršeni predmeti u daljnjem tekstu: gradivo stavljaju se u za to odreðene omote, fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili arhivske mape fascikle s preklopom... Gradivo se pismohrani obvezno predaje tehnièki opremljeno i popisano. U pismohrani, nakon arhiviranja predmeta, gradivo se sreðuje te se provodi postupak izluèivanja i vrednovanja redovito, a najmanje 5 pet godina od posljednjeg provedenog postupka. Odabrano gradivo se obavezno predaje tehnièki opremljeno i popisano. Svaki službenik i namještenik odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja podataka, pravodobne obrade, te ukupnog stanja svakog predmeta kojim raspolaže. Svaki službenik i namještenik koji je zadužen za gradivo do predaje u pismohranu, dužan ga je tijekom godine odlagati po utvrðenom planu koji odgovara naravi posla, te ga svrstavati u odgovarajuæe arhivske jedinice. Na svaku arhivsku jedinicu, ispisuju se sljedeæi podaci: naziv institucije, ustrojstvena jedinica, godina nastanka gradiva, naziv i vrsta gradiva, raspon brojeva predmeta u arhivskoj jedinici, rok èuvanja gradiva. Arhivsko i registraturno gradivo se nakon razvoðenja predaje u pismohranu u sreðenom stanju, u tehnièki oblikovanim i oznaèenim arhivskim jedinicama, te uz popis jedinica gradiva obuhvaæenog primopredajnim zapisnikom. Primopredajni zapisnik supotpisuju ovlašteni službenici koji predaju gradivo i odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno drugi ovlašteni službenik. Primopredajni zapisnik izraðuje se u dva primjerka, od kojih jedan èuva ustrojstvena jedinica koja predaje gradivo, a drugi odgovorna osoba pismohrane, odnosno drugi ovlašteni službenik. Odgovorna osoba za pismohranu neæe preuzeti dokumentaciju koja nije složena u skladu s stavkom 1. Odgovorna osoba za pismohranu, odnosno drugi ovlašteni službenik u pismohrani, dužna je pregledati sve preuzeto gradivo i provjeriti toènost upisanih podataka. Po prijamu i obradi arhivskoga i registraturnog gradiva na naèin propisan u odredbama ovoga Pravilnika, gradivo se rasporeðuje na police, odnosno ormare, u odgovarajuæim prostorijama. Arhivsko i registraturno gradivo razvrstava se prema sadržajnim cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima èuvanja. Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektronièkom obliku, baze podataka, elektronièke kopije dokumenata i drugi elektronièki zapisi nastali u poslovanju èuvaju se na naèin koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, u skladu s važeæim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava. Za svaki raèunalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektronièkim dokumentima i drugim elektronièkim zapisima, obvezno je odrediti osobu koja je odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka, te u pisanom obliku utvrditi postupak i uèestalost izrade sigurnosnih kopija, te postupak obnove podataka u sluèaju pogreške ili gubitka podataka. Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguæe sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku. Kod uvoðenja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i naèin korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predviðeni naèin trajne pohrane zapisa npr. Elektronièki dokumenti i drugi elektronièki zapisi arhiviraju se i èuvaju u najmanje dva primjerka. Barem jedan primjerak treba biti takav da je iz njega moguæe obnoviti podatke i njihovo pregledavanje kao i korištenje u sluèaju gubitka ili ošteæenja podataka u raèunalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa. Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrðuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije, te da li se zapisi i dalje èuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili se iz njega brišu. Prije predaje arhivskih kopija na mjesto èuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, èitljivost i ispravnost. Arhivske kopije se predaju na mjesto èuvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili se predaju s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje te s navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omoguæuje. Cjelovitost, èitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektronièkih zapisa redovito se provjerava, a najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij obavlja se najmanje svake pete godine, a ako su prilikom provjere uoèene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije neèitljiv, ošteæen ili izgubljen, presnimavanje na novi medij je obvezno. KORIŠTENJE GRADIVA Èlanak 16. Korištenje gradiva odobrava osoba odgovorna za rad pismohrane, odnosno drugi ovlašteni službenik. Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama pismohrane samo i jedino uz nazoènost odgovorne osobe pisarnice, odnosno drugog ovlaštenog službenika. Korištenje gradiva ostvaruje se neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem originala gradiva. Originalno arhivsko i registraturno gradivo može se izdati na privremeno korištenje jedino putem odgovarajuæe potvrde reversa i obaveznog upisa u odgovarajuæu evidenciju. Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje, dužna je isto vratiti u roku naznaèenom u reversu. Revers se izdaje u tri primjerka, od kojih se jedan primjerak potvrde reversa ostavlja na mjestu gdje je gradivo izdvojeno, drugi primjerak zadržava odgovorna osoba pismohrane, odnosno drugi ovlašteni službenik, a treæi primjerak uruèuje se službeniku, odnosno korisniku gradiva. Nakon korištenja gradivo se obavezno vraæa na mjesto na kojem je bilo pohranjeno, a revers se poništava. Izdavanje arhivskoga i registraturnog gradiva za vanjske korisnike, koji na temelju zakona i drugih propisa imaju pravo uvida u informacije sadržane u gradivu, obavlja se na temelju pismene zamolbe tražitelja. Korištenje gradiva može se uskratiti u sluèajevima koje propisuje èlanak 8. Krajem svake godine, odnosno prije godišnjega ulaganja novoga gradiva u pismohranu, provjerava se da li je tijekom godine posuðeno gradivo vraæeno u pismohranu. Nadzor obavlja odgovorna osoba, odnosno drugi ovlašteni službenik pismohrane. Ako se utvrdi da posuðeno gradivo nije vraæeno, odgovorna osoba, odnosno drugi ovlašteni službenik, dužni su tražiti povrat gradiva. Ukoliko je korisniku zaduženo gradivo potrebno za rad i u narednoj godini, uz supotpis odgovorne osobe ustrojstvene jedinice dužan je to pisano potvrditi. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUÈIVANJA GRADIVA Èlanak 20. Redovito, a najkasnije 5 pet godina od posljednjega provedenog postupka izluèivanja, obavlja se odabiranje arhivskog i izluèivanje onoga dijela registraturnog gradiva kojem je prema utvrðenim propisima prošao rok èuvanja, kako bi se u pismohrani pravovremeno oslobodio prostor za prirast novoga gradiva. Odabiranje arhivskoga i izluèivanje registraturnog gradiva Uprave za zatvorski sustav obavlja se samo ukoliko je gradivo sreðeno i popisano u skladu s èlankom 7. Rokovi èuvanja navedeni u popisu iz èlanka 1. Postupak za izluèivanje registraturnog gradiva pokreæe odgovorna osoba ustrojstvene jedinice Uprave za zatvorski sustav. Popis gradiva za izluèivanje treba sadržavati naziv stvaratelja gradiva, ustrojstvenu jedinicu u kojoj je gradivo nastalo, jasan i toèan naziv vrste gradiva koje æe se izluèivati, starost gradiva vrijeme nastanka i kolièinu izraženu brojem svežnjeva, registratora, knjiga i sl. U pripremi izluèivanja, prema potrebi može sudjelovati i struèni djelatnik nadležnog arhiva. Popis gradiva predloženog za izluèivanje koji je potpisan od odgovorne osobe Uprave za zatvorski sustav, dostavlja se nadležnom arhivu. Po primitku rješenja o odobrenju izluèivanja iz prethodnoga èlanka odgovorna osoba donosi odluku o izluèivanju kojom se utvrðuje naèin uništavanja dotiènoga gradiva. O postupku uništavanja izluèenoga gradiva sastavlja se zapisnik, koji u jednom primjerku dostavlja nadležnom arhivu. Gradivo koje sadrži povjerljive podatke, uništava se na naèin da podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u takve podatke. Izluèivanje registraturnoga gradiva bilježi se u Arhivskoj knjizi, odnosno u Zbirnoj evidenciji gradiva u pismohrani, s naznakom broja i datuma rješenja nadležnog arhiva o odobrenju izluèivanja. PREDAJA GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU Èlanak 28. Arhivsko gradivo Uprave za zatvorski sustav predaje se nadležnom arhivu u roku koji u pravilu ne može biti dulji od 30 godina od njegova nastanka. Gradivo se može predati i prije isteka toga roka, ako se o tome sporazume Uprava za zatvorski sustav i nadležni arhiv ili ako je to nužno radi zaštite gradiva. Arhivsko gradivo Uprave za zatvorski sustav predaje se tek nakon provedenoga odabiranja i izluèivanja, u izvorniku, sreðeno i tehnièki opremljeno, oznaèeno, popisano i cjelovito za odreðeno vremensko razdoblje. O predaji arhivskog gradiva Uprave za zatvorski sustav nadležnom arhivu sastavlja se zapisnik èiji je sastavni dio popis predanoga gradiva. SLUŽBENICI VEZANI UZ RAD PISMOHRANE Èlanak 29. Uprava za zatvorski sustav dužna je odrediti odgovornu osobu za rad u pismohrani, te dovoljan broj zaduženih službenika s punim ili djelomiènim radnim vremenom. Ukoliko službenik iz stavka 1. Službenik u pismohrani obvezan je obavljati sljedeæe poslove: — sreðivanje i popisivanje gradiva, — osiguranje materijalno-fizièke zaštite gradiva, — odabiranje arhivskoga gradiva, — izluèivanje registraturnog gradiva kojem su prošli rokovi èuvanja, — priprema predaje arhivskoga gradiva nadležnom arhivu, — izdavanje gradiva na korištenje, te voðenje evidencija o tome. Službenik u pismohrani dužan je u svojem radu pridržavati se etièkog kodeksa arhivista, a osobito: — èuvati integritet gradiva i na taj naèin pružati jamstvo da ono predstavlja trajno i pouzdano svjedoèanstvo prošlosti, — dokumentirati svoje postupke pri obradi gradiva i opravdati ih, — poštivati slobodu pristupa informacijama i propise u svezi s povjerljivošæu podataka i zaštitom privatnosti i postupati unutar granica zakonskih propisa koji su na snazi, — osobito povjerenje koje mu je povjereno koristiti na dobro svih i ne služiti se svojim položajem za vlastitu ili bilo èiju neopravdanu korist, — nastojati postiæi najbolju struènu razinu sustavno i stalno obnavljajuæi svoje znanje iz podruèja arhivistike i dijeliti s drugima rezultate svojih istraživanja i iskustava. Prilikom rasporeda na druge poslove ili prestanka radnog odnosa, odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno službenik u pismohrani, dužni su izvršiti primopredaju arhivskog i registraturnog gradiva s osobom koja preuzima pismohranu. PROSTOR PISMOHRANE Èlanak 34. Prostor i oprema za smještaj i zaštitu arhivskoga i registraturnog gradiva moraju biti primjereni potrebi sigurnog èuvanja, sukladno propisima. Materijalna fizièko-tehnièka zaštita arhivskoga i registraturnog gradiva obuhvaæa fizièko-tehnièku zaštitu od ošteæenja, uništenja ili nestanka. Materijalna zaštita osigurava se: — obaveznim zakljuèavanjem prostorija pismohrane, zatvaranjem prozora i iskljuèivanjem strujnoga toka kada se u spremištu ne radi, — redovitim èišæenjem i otprašivanjem spremišta i odloženoga gradiva, te prozraèivanjem prostorija, — održavanjem odgovarajuæe temperature 16 — 20 °C i vlažnosti 45 — 55% , — redovitim uklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do ošteæenja gradiva. Odgovarajuæim prostorom za pohranu arhivskoga i registraturnog gradiva smatraju se prostorije koje su suhe, prozraène, osigurane od požara i kraðe, udaljene od mjesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se èuvaju lako zapaljive tvari, bez vodovodnih, kanalizacijskih, plinskih i elektriènih instalacija te razvodnih vodova i ureðaja centralnog grijanja bez odgovarajuæe zaštite, ukljuèujuæi i zaštitu od nadolaska nadzemnih i podzemnih voda. Instalacije moraju uvijek biti ispravne i pod nadzorom. U prostorijama pismohrane strogo je zabranjeno pušenje. Prostorije pismohrane priruènih pismohrana moraju imati odgovarajuæi inventar kao što su police, ormari, stalaže, ljestve, stol, dobro osvjetljenje i dr. Prostorije moraju biti osigurane valjanim ureðajima za sigurno zatvaranje vrata, te opremljene odgovarajuæim brojem protupožarnih aparata na prah. Pristup u priruènu pismohranu dopušten je samo odgovornoj osobi za rad pismohrane, odnosno drugom ovlaštenom službeniku u pismohrani. Brigu o ureðenju pismohrane, te nadzor nad radom u pismohrani provodi odgovorna osoba ustrojstvene jedinice u kojoj se nalazi pismohrana. ZAVRŠNE ODREDBE Èlanak 38. Odgovorne osobe za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom poslovanja Uprave za zatvorski sustav i njegovih prednika obvezne su postupati u skladu s odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, te odredbama ovoga Pravilnika. Na pitanja koja nisu navedena ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, njegovi podzakonski akti, kao i drugi zakonski propisi kojima se pobliže utvrðuje rukovanje i rokovi èuvanja arhivskoga i registraturnog gradiva. Stupanjem na snagu ovoga Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva Uprave za zatvorski sustav od 18. Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«. Pravilnik o zaštiti i korištenju arhivskoga i registraturnog gradiva Ministarstva obrane i oružanih snaga Republike Hrvatske Narodne novine br. Brzi pretpregled sadržaja MINISTARSTVO OBRANE 306 Na temelju èlanka 17. OPÆE ODREDBE Èlanak 1. Ovim se Pravilnikom ureðuje prikupljanje, odlaganje, naèin i uvjeti èuvanja, obrada, odabiranje i izluèivanje, zaštita i korištenje arhivskoga i registraturnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Ministarstva obrane, Oružanih snaga Republike Hrvatske i njihovih prednika u daljnjem tekstu: MORH i OS RH , kao i predaja gradiva nadležnom arhivu. Sastavni dio ovoga Pravilnika predstavlja u privitku Poseban popis arhivskoga i registraturnog gradiva MORH-a i OS RH s rokovima èuvanja, koji obuhvaæa cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u poslovanju MORH-a i OS RH. Cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo MORH-a i OS RH od interesa je za MORH i OS RH, povijest i druga znanstvena podruèja, kulturu i druge društvene potrebe Republike Hrvatske i ima njezinu osobitu zaštitu bez obzira je li registrirano ili evidentirano. Za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo MORH i OS RH odgovoran je ministar obrane. Nadzor nad zaštitom cjelokupnoga arhivskoga i registraturnog gradiva MORH-a i OS RH obavlja Hrvatski državni arhiv u Zagrebu u daljnjem tekstu: HDA , te se u tom smislu obvezuju na suradnju sve osobe odgovorne i zadužene za gradivo. Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika: Središnji vojni arhiv MORH-a i OS RH središnja je i glavna arhivska jedinica MORH-a u miru i ratu. Središnji vojni arhiv organizira se kao samostalno tijelo unutar MORH-a. Svoju djelatnost i svoju funkciju usklaðuje prema zahtjevima arhivskog zakonodavstva i arhivske struke u Republici Hrvatskoj, poštujuæi pri tome sve posebnosti MORH-a i OS RH. U radu suraðuje s HDA. Arhivska jedinica gradiva jest najmanja logièko-sadržajna jedinica organizacije gradiva predmet, dosje, spis, periodièki definiran upisnik, zapisnik... Arhivska knjiga je evidencija ulaska gradiva u pismohranu, prema vrstama i kolièinama. Arhivskim registraturnim gradivom smatra se cjelokupna dokumentacija nastala radom ili u posjedu MORH-a i OS RH, bez obzira je li ili nije evidentirana u službenim evidencijama npr. Izluèivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice èiji je utvrðeni rok èuvanja istekao. Konvencionalno gradivo je gradivo za èije išèitavanje nisu potrebni posebni ureðaji. Nekonvencionalno gradivo je ono za èije su išèitavanje potrebni posebni ureðaji. Ono može biti na optièko-magnetskim medijima, na mikrofilmu ili na CD-u. Odabiranje arhivskoga gradiva je postupak kojim se iz registraturnoga gradiva na temelju utvrðenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno èuvanje. Odgovorna osoba za pismohranu je voditelj ustrojstvene jedinice u èijem je sastavu organizirana pismohrana, odnosno osoba na koju takve ovlasti prenese ministar obrane. Poseban popis gradiva s rokovima èuvanja je popis jedinica gradiva organiziran prema sadržajnim cjelinama poslovnim podruèjima MORH-a i OS RH, s oznaèenim rokovima èuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s gradivom nakon isteka roka èuvanja. Tehnièka jedinica gradiva je jedinica fizièke organizacije gradiva svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD... Zadužena osoba za pismohranu je osoba koja neposredno obavlja poslove pismohrane. Zbirna evidencija gradiva je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu MORH-a i OS RH, bez obzira na mjesto èuvanja, organiziran prema sadržajnim dokumentacijskim cjelinama. Arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja MORH-a i OS RH predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti. OBVEZE MORH-a I OS RH KAO STVARATELJA I IMATELJA JAVNOGA ARHIVSKOGA I REGISTRATURNOG GRADIVA Èlanak 5. MORH i OS RH kao stvaratelj i imatelj javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužni su: — savjesno ga èuvati u sreðenom stanju i osiguravati od ošteæenja do predaje HDA — dostavljati na zahtjev HDA popis gradiva i javljati sve promjene u vezi s njim pribavljati mišljenje HDA prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo — redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva, redovito periodièki izluèivati gradivo kojemu su istekli rokovi èuvanja — omoguæiti ovlaštenim djelatnicima HDA obavljanje struènog nadzora nad èuvanjem gradiva. MORH je takoðer dužan izvijestiti HDA o svakoj svojoj promjeni statusa i ustrojstva bilo koje cjeline radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom. PRIKUPLJANJE, OBRADA I ÈUVANJE GRADIVA Èlanak 6. Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo MORH-a i OS RH prikuplja se, zaprima, obraðuje, evidentira, odabire i izluèuje, te osigurava od ošteæenja, uništenja i zagubljenja u priruènim pismohranama i Središnjem vojnom arhivu. Odreðene cjeline gradiva mogu se èuvati i obraðivati u drugoj ustrojstvenoj jedinici osim Središnjega vojnog arhiva ako je to potrebno radi poslovanja i ako je tako utvrðeno ovim Pravilnikom ili posebnom odlukom. Ustrojstvena jedinica koja èuva ili obraðuje neku cjelinu gradiva izvan Središnjega vojnog arhiva dužna je to gradivo evidentirati te Središnjem vojnom arhivu redovito dostavljati podatke o jedinicama gradiva koje posjeduje, radi upisa u Zbirnu evidenciju iz èlanka 7. Zbirna evidencija sadržava sljedeæe podatke: redni broj, oznaka, naziv, sadržaj, vrijeme nastanka, kolièina, nosaè, rok èuvanja, napomena. Prijepisi preslici Arhivske knjige i Zbirne evidencije gradiva iz èlanka 7. Riješeni predmeti i dovršeni spisi dalje: gradivo stavljaju se u za to odreðene omote, fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili arhivske mape fascikle s preklopom... U ustrojstvenoj jedinici u kojoj je gradivo nastalo u tzv. Odabrano gradivo se obavezno predaje u Središnji vojni arhiv, osim u sluèajevima iz èlanka 6. Èelnik svake ustrojstvene jedinice odgovoran je za arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u njegovom poslovnom podruèju, od trenutka zaprimanja i obrade do predaje na daljnje èuvanje. Svaki zaposlenik odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja podataka, pravodobne obrade, te ukupnog stanja svakog predmeta kojim raspolaže. Svaki zaposlenik koji je zadužen za gradivo do predaje u Središnji vojni arhiv, dužan ga je tijekom godine odlagati po utvrðenom planu koji odgovara naravi posla, te ga svrstavati u odgovarajuæe arhivske jedinice. Na svaku arhivsku jedinicu, ispisuju se sljedeæi podatci: naziv institucije, ustrojstvena jedinica, godina nastanka gradiva, naziv i vrsta gradiva, raspon brojeva predmeta u arhivskoj jedinici, rok èuvanja gradiva. Arhivsko i registraturno gradivo predaje se u Središnji vojni arhiv u sreðenom stanju, u tehnièki oblikovanim i oznaèenim arhivskim jedinicama, te uz popis jedinica gradiva obuhvaæenog primopredajnim zapisnikom. Primopredajni zapisnik supotpisuju ovlašteni zaposlenici koji predaju gradivo i odgovorna osoba za rad Središnjega vojnog arhiva, odnosno ovlašteni zaposlenik Središnjega vojnog arhiva. Primopredajni zapisnik izraðuje se u dva primjerka, od kojih jedan èuva ustrojstvena jedinica koja predaje gradivo, a drugi odgovorna osoba Središnjega vojnog arhiva, odnosno ovlašteni zaposlenik u Središnjemu vojnom arhivu. Odgovorna osoba za rad Središnjega vojnog arhiva, odnosno ovlašteni zaposlenik u Središnjemu vojnom arhivu, dužan je pregledati sve preuzeto gradivo i provjeriti toènost upisanih podataka. Po prijemu i obradi arhivskoga i registraturnog gradiva na naèin propisan u odredbama ovoga Pravilnika, gradivo se rasporeðuje na police, odnosno ormare, u odgovarajuæim prostorijama Središnjega vojnog arhiva. Arhivsko i registraturno gradivo u Središnjemu vojnom arhivu razvrstava se prema sadržajnim cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima èuvanja. Nakon smještanja gradiva jednoga godišta na police i u ormare, obavlja se numeriranje arhivskih jedinica. Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektronièkom obliku, baze podataka, elektronièke kopije dokumenata i drugi elektronièki zapisi nastali u poslovanju èuvaju se na naèin koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, u skladu s važeæim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava. Za svaki raèunalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektronièkim dokumentima i drugim elektronièkim zapisima, obvezno je odrediti osobu koja je odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka, te u pisanom obliku utvrditi postupak i uèestalost izrade sigurnosnih kopija, te postupak obnove podataka u sluèaju pogreške ili gubitka podataka. Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguæe sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku. Kod uvoðenja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i naèin korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predviðeni naèin trajne pohrane zapisa npr. Elektronièki dokumenti i drugi elektronièki zapisi arhiviraju se i èuvaju u najmanje dva primjerka. Barem jedan primjerak treba biti takav da je iz njega moguæe obnoviti podatke i moguænost njihova pregledavanja i korištenja u sluèaju gubitka ili ošteæenja podataka u raèunalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa. Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrðuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije, te da li se zapisi i dalje èuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili brišu iz njega. Prije predaje arhivskih kopija na mjesto èuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, èitljivost i ispravnost. Arhivske se kopije predaju na mjesto èuvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje i navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omoguæuje. Cjelovitost, èitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektronièkih zapisa redovito se provjerava najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij vrši se najmanje svake pete godine, a obvezno ako su prilikom provjere uoèene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije neèitljiv, ošteæen ili izgubljen. KORIŠTENJE GRADIVA Èlanak 15. Korištenje gradiva odobrava osoba odgovorna za rad Središnjega vojnog arhiva i èelnik ustrojstvene jedinice MORH-a i OS RH. Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama Središnjega vojnog arhiva i priruène pismohrane samo i jedino uz nazoènost odgovorne osobe Središnjega vojnog arhiva, odnosno zaposlenika Središnjega vojnog arhiva i priruène pismohrane. Korištenje se ostvaruje neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem originala. Originalno arhivsko i registraturno gradivo može se izdati na privremeno korištenje jedino putem odgovarajuæe potvrde reversa i obaveznog upisa u Knjigu posudbe, dok je za uvid i izdavanje kopije potreban samo upis u evidenciju. Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje, dužna je isto vratiti u roku naznaèenom u reversu. Revers se izdaje u tri primjerka. Jedan primjerak potvrde reversa ostavlja se na mjestu gdje je gradivo izdvojeno, drugi primjerak uzima odgovorna osoba Središnjega vojnog arhiva i priruène pismohrane, odnosno zaposlenik Središnjega vojnog arhiva, a treæi primjerak dobiva zaposlenik, odnosno korisnik gradiva. Poslije korištenja gradivo se obavezno vraæa na mjesto odakle je i uzeto, a revers se poništava. Izdavanje arhivskoga i registraturnog gradiva za vanjske korisnike, koji na temelju zakona i propisa imaju pravo uvida u informacije sadržane u gradivu, obavlja se na temelju pismene zamolbe tražitelja. Korištenje gradiva može se uskratiti u sluèajevima koje propisuje èlanak 8. Krajem svake godine, odnosno prije godišnjega ulaganja novoga gradiva u priruènu pismohranu i Središnji vojni arhiv, vrši se provjera je li tijekom godine posuðeno gradivo vraæeno u Središnji vojni arhiv. Nadzor obavlja odgovorna osoba, odnosno zaposlenik Središnjega vojnog arhiva i priruène pismohrane. Utvrdi li se da posuðeno gradivo nije vraæeno, odgovorna osoba za rad, odnosno zaposlenik Središnjega vojnog arhiva, traže povrat gradiva. Korisnik gradiva pismeno potvrðuje, uz supotpis odgovorne osobe ustrojstvene jedinice, ukoliko mu zaduženo gradivo treba i u narednoj godini. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUÈIVANJA GRADIVA Èlanak 19. Redovito, a najkasnije 5 godina od posljednjega provedenog postupka, obavlja se odabiranje arhivskog i izluèivanje onoga dijela registraturnog gradiva kojem je prema utvrðenim propisima prošao rok èuvanja, kako bi se u priruènoj pismohrani ili Središnjemu vojnom arhivu pravovremeno oslobodio prostor za prirast novoga gradiva. Odabiranje arhivskoga i izluèivanje registraturnog gradiva MORH-a i OS RH obavlja se samo ukoliko je gradivo sreðeno i popisano u skladu s èlankom 7. Rokovi èuvanja navedeni u popisu iz èlanka 1. Postupak za izluèivanje registraturnog gradiva pokreæe odgovorna osoba ustrojstvene jedinice MORH-a i OS RH. Popis gradiva za izluèivanje treba sadržavati naziv stvaratelja gradiva, ustrojstvenu jedinicu u kojoj je gradivo nastalo, jasan i toèan naziv vrste gradiva koje æe se izluèivati, starost gradiva vrijeme nastanka i kolièinu izraženu brojem svežnjeva, registratora, knjiga i sl. Za svaku vrstu gradiva ukratko se obrazlaže zašto se predlaže za izluèivanje i uništenje npr. Prema potrebi, u pripremi izluèivanja može sudjelovati i struèni djelatnik HDA. Popis gradiva predloženog za izluèivanje i potpisan od odgovorne osobe MORH-a i OS RH, preko Središnjega vojnog arhiva, dostavlja se HDA. HDA izdaje rješenje kojim predloženo gradivo može za izluèivanje u cijelosti odobriti, ili djelomièno ili u cijelosti odbiti. Po primitku rješenja o odobrenju izluèivanja iz prethodnoga èlanka odgovorna osoba donosi odluku o izluèivanju kojom se utvrðuje naèin uništavanja dotiènoga gradiva. O postupku uništavanja izluèenoga gradiva sastavlja se zapisnik, kojega se jedan primjerak dostavlja HDA. Ukoliko gradivo sadrži povjerljive podatke, uništavanje se obavezno provodi na naèin da podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u njih. Izluèivanje registraturnoga gradiva bilježi se u Arhivskoj knjizi, odnosno u Zbirnoj evidenciji gradiva u pismohrani, s naznakom broja i datuma rješenja HDA o odobrenju izluèivanja. PREDAJA GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU Èlanak 27. Arhivsko gradivo MORH-a i OS RH predaje se HDA u roku koji u pravilu ne može biti dulji od 30 godina od njegova nastanka. Gradivo se može predati i prije isteka toga roka, ako se o tome sporazume imatelj i HDA, ili ako je to nužno radi zaštite gradiva. Arhivsko gradivo MORH-a i OS RH predaje se tek nakon provedenoga odabiranja i izluèivanja, u izvorniku, sreðeno i tehnièki opremljeno, oznaèeno, popisano i cjelovito za odreðeno vremensko razdoblje. O predaji arhivskog gradiva MORH-a i OS RH HDA sastavlja se Zapisnik èiji je sastavni dio popis predanoga gradiva. ZAPOSLENICI VEZANI UZ RAD PRIRUÈNIH PISMOHRANA Èlanak 28. MORH i OS RH su dužni imati odgovorne osobe za rad priruènih pismohrana, te zaduženog zaposlenika s punim ili djelomiènim radnim vremenom u priruènim pismohranama. Ukoliko zaposlenik iz st. Zaposlenici u priruènim pismohranama i Središnjemu vojnom arhivu obavljaju sljedeæe poslove: — sreðivanje i popisivanje gradiva — osiguranje materijalno-fizièke zaštite gradiva — odabiranje arhivskoga gradiva — izluèivanje registraturnog gradiva kojem su prošli rokovi èuvanja — priprema predaje arhivskoga gradiva HDA — izdavanje gradiva na korištenje, te voðenje evidencija o tome. Zaposlenici u priruènim pismohranama i Središnjemu vojnom arhivu dužni su u svojem radu pridržavati se etièkog kodeksa arhivista, a posebice: — èuvati integritet gradiva i na taj naèin pružati jamstvo da ono predstavlja trajno i pouzdano svjedoèanstvo prošlosti — dokumentirati svoje postupke pri obradi gradiva i opravdati ih — poštivati slobodu pristupa informacijama i propise u svezi s povjerljivošæu podataka i zaštitom privatnosti i postupati unutar granica zakonskih propisa koji su na snazi — osobito povjerenje koje mu je povjereno koristiti na dobro svih i ne služiti se svojim položajem za vlastitu ili bilo èiju neopravdanu korist — nastojati postiæi najbolju struènu razinu sustavno i stalno obnavljajuæi svoje znanje iz podruèja arhivistike i dijeliti s drugima rezultate svojih istraživanja i iskustava. Prilikom rasporeðivanja na druge poslove ili raskida radnog odnosa odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, dužni su izvršiti primopredaju arhivskog i registraturnog gradiva s osobom koja preuzima pismohranu. PROSTOR PRIRUÈNIH PISMOHRANA I SREDIŠNJEGA VOJNOG ARHIVA Èlanak 33. MORH i OS RH je dužan osigurati primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu arhivskoga i registraturnog gradiva. Materijalna fizièko-tehnièka zaštita arhivskoga i registraturnog gradiva obuhvaæa fizièko-tehnièku zaštitu od ošteæenja, uništenja ili nestanka. Materijalna zaštita osigurava se: — obaveznim zakljuèavanjem prostorija pismohrane, zatvaranjem prozora i iskljuèivanjem strujnoga toka kada se u spremištu ne radi — redovitim èišæenjem i otprašivanjem spremišta i odloženoga gradiva, te prozraèivanjem prostorija — održavanjem odgovarajuæe temperature 12 — 18 °C i vlažnosti 50 — 70% — redovitim uklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do ošteæenja gradiva. Odgovarajuæim prostorom za pohranu arhivskoga i registraturnog gradiva MORH-a i OS RH smatraju se prostorije koje su suhe, prozraène, osigurane od požara i kraðe, udaljene od mjesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se èuvaju lako zapaljive tvari, bez vodovodnih, kanalizacijskih, plinskih i elektriènih instalacija te razvodnih vodova i ureðaja centralnog grijanja bez odgovarajuæe zaštite, ukljuèujuæi i zaštitu od nadolaska nadzemnih i podzemnih voda. Sve instalacije moraju uvijek biti ispravne i pod nadzorom. U prostorijama pismohrane i Središnjega vojnog arhiva strogo je zabranjeno pušenje. Prostorije priruènih pismohrana i Središnjega vojnog arhiva moraju imati odgovarajuæi inventar kao što su police, ormari, stalaže, ljestve, stol, dobro osvjetljenje i dr. Prostorije moraju biti osigurane valjanim ureðajima za sigurno zatvaranje vrata, te opremljene odgovarajuæim brojem protupožarnih aparata na prah. Pristup u priruènu pismohranu dopušten je samo odgovornoj osobi za rad pismohrane, odnosno zaposleniku u pismohrani. Brigu o ureðenju pismohrane, te nadzor nad radom u pismohrani provodi odgovorna osoba ustrojstvene jedinice u kojoj se nalazi pismohrana. ZAVRŠNE ODREDBE Èlanak 37. Odgovorne osobe za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom poslovanja MORH-a i OS RH i njegovih prednika obvezne su postupati u skladu s odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, te odredbama ovoga Pravilnika. Za sva pitanja koja nisu navedena ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, njegovi podzakonski akti, kao i drugi zakonski propisi kojima se pobliže utvrðuje rukovanje i rokovi èuvanja arhivskoga i registraturnog gradiva. Sastavni dio ovog Pravilnika je Poseban popis arhivskoga i registraturnog gradiva MORH-a i OS RH s rokovima èuvanja, koji se nalazi u prilogu Pravilnika i neæe se objaviti u »Narodnim novinama«. Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«. Ministar Berislav Ronèeviæ, v. Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog gradiva nastalog u radu Državnog Narodne novine br. Brzi pretpregled sadržaja DRŽAVNO IZBORNO POVJERENSTVO REPUBLIKE HRVATSKE 2631 Na temelju èlanka 11. Zakona o Državnom izbornom povjerenstvu Republike Hrvatske »Narodne novine«, br. OPÆE ODREDBE Èlanak 1. Ovim Pravilnikom ureðuje se obrada, odlaganje i èuvanje, odabiranje i izluèivanje javnog arhivskog gradiva Državnog izbornog povjerenstva Republike Hrvatske dalje: Povjerenstvo , nastalog u postupku: — izbora za predsjednika Republike Hrvatske — izbora za zastupnike u Hrvatski sabor — izbora za opæinske naèelnike, gradonaèelnike, župane i gradonaèelnika Grada Zagreba — izbora za èlanove predstavnièkih tijela jedinica lokalne i podruène regionalne samouprave — izbora za èlanove vijeæa i predstavnika nacionalnih manjina u jedinicama lokalne i podruène regionalne samouprave — provedbi državnog, lokalnog i savjetodavnog referenduma — ostvarivanja ostalih zakonskih nadležnosti Povjerenstva. Ovim Pravilnikom ureðuje se i naèin voðenja uredskih i drugih evidencija o arhivskom gradivu koje se vode u struènoj službi Povjerenstva. Gradivo iz èlanka 1. IZBORNA DOKUMENTACIJA, DOKUMENTACIJA ZA PROVEDBU REFERENDUMA I PREDMETNA DOKUMENTACIJA Èlanak 3. Izbornu dokumentaciju i dokumentaciju za provedbu referenduma u smislu ovog Pravilnika èine: 1. Informatièka baza podataka sadrži: — pravovaljano predložene liste i zbirne liste u digitalnom obliku — službene rezultate izbora i rezultate referenduma u digitalnom obliku — službeni rezultati izbora odnosno referenduma po biraèkim mjestima u opæinama, gradovima, županijama i izbornim jedinicama u digitalnom obliku. Predmetnu dokumentaciju èine odluke, mišljenja, zapisnici sa sjednica Povjerenstva i drugi dokumenti koji nastaju u ostvarivanju zakonskih nadležnosti i poslovanju Povjerenstva. NAÈIN ODLAGANJA ARHIVSKOG GRADIVA Èlanak 6. Nakon što bude popisano, u sreðenom stanju i oblikovano u arhivske jedinice, arhivsko gradivo iz èlanka 2. Na svakoj arhivskoj jedinici prije odlaganja potrebno je ispisati sljedeæe oznake: — Državno izborno povjerenstvo Republike Hrvatske — klasifikacijsku oznaku — graniène brojeve predmeta za svaku klasifikacijsku oznaku — oznaku godine nastanka — rok èuvanja — oznaku »pismohrana«. Arhivsko gradivo iz èlanka 2. Predaja odnosno preuzimanje arhivskog gradiva obavlja se na temelju zapisnika o primopredaji i popisa arhivskog gradiva. Zapisnik potpisuju tajnik Povjerenstva i osoba ovlaštena za preuzimanje arhivskog gradiva u pismohrani. Kod predaje arhivskog gradiva izbornih povjerenstava odnosno povjerenstava za provoðenje referenduma u jedinicama lokalne i podruène regionalne samouprave, zapisnik potpisuje predsjednik povjerenstva i osoba odgovorna za pismohranu u toj jedinici. Arhivsko gradivo nastalo ili zaprimljeno u elektronièkom obliku, baze podataka, elektronièke kopije dokumenata i drugi elektronièki zapisi nastali u postupku izbora, referenduma i poslovanja Povjerenstva èuvaju se na naèin koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka i zaštite informacijskih sustava. Za svaki raèunalni sustav odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektronièkim dokumentima i drugim elektronièkim zapisima Povjerenstvo æe posebnom odlukom odrediti osobu odgovornu za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka te u pisanom obliku utvrditi postupak i uèestalost izrade sigurnosnih kopija te postupak obnove podataka u sluèaju greške ili gubitka istih. Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguæe sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku. Elektronièki dokumenti i drugi elektronièki zapisi arhiviraju se i èuvaju u najmanje dva primjerka. Jedan primjerak mora biti takav da je iz njega moguæe obnoviti podatke te da je moguæe njihovo pregledavanje i korištenje u sluèaju gubitka ili ošteæenja podataka u raèunalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa. Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrðuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije te da li se zapisi i dalje èuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili brišu iz njega. Prije predaje arhivskih kopija na mjesto èuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, èitljivost i ispravnost. Arhivske kopije se predaju na mjesto èuvanja s programima odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje i navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omoguæuje. Cjelovitost, èitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektronièkih zapisa redovito se provjerava najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij vrši se najmanje svake pete godine, a obvezno ako su prilikom provjere uoèene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije neèitljiv, ošteæen ili izgubljen. Kod uvoðenja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i naèin korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predviðeni naèin trajne pohrane zapisa npr. ÈUVANJE I ZAŠTITA ARHIVSKOG GRADIVA Èlanak 12. Do osnivanja pismohrane Povjerenstva, arhivsko gradivo iz èlanka 2. Arhivsko gradivo iz èlanka 2. Arhivsko gradivo mora biti pohranjeno u primjerenom prostoru opskrbljenom potrebnom opremom i inventarom, sukladno odredbama Pravilnika o zaštiti i èuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva »Narodne novine« br. O èuvanju gradiva koje se po odredbama ovog Pravilnika daje na èuvanje Hrvatskom saboru brine se Povjerenstvo. Povjerenstvo nadzire korištenje, pohranjivanje i èuvanje gradiva te poduzima odgovarajuæe mjere u sluèaju utvrðenih nepravilnosti. O èuvanju gradiva koje se po odredbama ovog Pravilnika èuva u pismohranama jedinica lokalne i podruène regionalne samouprave brinu se ovlaštene osobe u tim jedinicama. Povjerenstvo može povodom opravdanih zahtjeva graðana, znanstvenih i drugih institucija odobriti korištenje ili uvid u arhivsko gradivo odloženo u pismohrani. O odobrenom uvidu ili korištenju arhivskog gradiva vodi se jedinstvena evidencija u pisanom obliku. O korištenju arhivskog gradiva izdaje se pisana potvrda koja sadrži: oznaku predmeta koji se izdaje, broj evidencije iz stavka 2. Odgovorna osoba u pismohrani zadužena je za èuvanje potvrde do vraæanja gradiva. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUÈIVANJA Èlanak 16. Organizacija postupka izluèivanja gradiva temelji se na Posebnom popisu i Opæem popisu za izluèivanje registraturnog gradiva iz èlanka 9. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izluèivanja arhivskog gradiva »Narodne novine«, br. Bezvrijedno registraturno gradivo izluèuje se u skladu s rokovima èuvanja utvrðenima u Posebnom popisu i Opæem popisu. Nakon isteka rokova za èuvanje gradiva Povjerenstvo te po njegovom nalogu i ostala nadležna tijela, upuæuju prijedlog za postupak i izluèivanje gradiva Hrvatskom državnom arhivu. Prijedlog iz prethodnoga stavka sadrži: naziv i sjedište predlagatelja, redni broj, sadržaj-naziv — oznaka gradiva, poziv na redni broj stavke iz Posebnog popisa gradiva Povjerenstva s rokovima èuvanja, te kolièinu gradiva. Postupak odabiranja i izluèivanja gradiva provodi troèlana komisija koju imenuje predsjednik Povjerenstva. Po završetku izluèivanja, a po primitku odobrenja Hrvatskog državnog arhiva, izluèeno gradivo se pod nadzorom komisije iz stavka 1. O postupku uništenja izluèenog gradiva sastavlja se zapisnik. Jedan primjerak zapisnika dostavlja se Hrvatskom državnom arhivu. EVIDENCIJA ARHIVSKOG GRADIVA Èlanak 20. Za svaku pojedinu arhivsku cjelinu Povjerenstvo vodi popis arhivskog gradiva u skladu s èlankom 6. Pravilnika o zaštiti i èuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva »Narodne novine«, br. Podaci iz evidencije o arhivskom gradivu dostavljaju se jednom godišnje Hrvatskom državnom arhivu, u skladu s Pravilnikom iz prethodnog stavka. Upis u uredsku arhivsku knjigu vodi se za dokumentacijske cjeline koje su navedene u èlanku 2. Rubrike uredske arhivske knjige popunjavaju se u skladu s propisima o uredskom poslovanju. PREDAJA ARHIVSKOG GRADIVA HRVATSKOM DRŽAVNOM ARHIVU Èlanak 22. Arhivsko gradivo èuva se u pismohrani do predaje Hrvatskom državnom arhivu, u skladu s rokovima propisanim Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima i Pravilnikom o predaji arhivskog gradiva arhivima. ZAVRŠNE ODREDBE Èlanak 23. Ovaj Pravilnik podliježe suglasnosti Hrvatskog državnog arhiva te stupa na snagu danom zaprimanja izdane suglasnosti odnosno u roku propisanom èlankom 17. Pravilnika o zaštiti i èuvanju arhivskog gradiva izvan arhiva »Narodne novine« br. Ovaj Pravilnik objavit æe se u »Narodnim novinama«. Predsjednik Branko Hrvatin, dipl. Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva u javnobilježnièkim uredima Narodne novine br. Brzi pretpregled sadržaja HRVATSKA JAVNOBILJEŽNIÈKA KOMORA 3540 Na temelju odredbe èlanka 17. Ovim Pravilnikom ureðuje se uredsko poslovanje javnih bilježnika u okviru javnobilježnièkog poslovanja; naèin izrade, obrade i rukovanja predmetima i dokumentacijom u obradi; rokovi i naèin za internu primopredaju; voðenje evidencije o dokumentaciji; opremanje, oznaèavanje i odlaganje gradiva; korištenje arhivskog gradiva; vrednovanje, odabiranje i izluèivanje gradiva s postupkom uništavanja izluèenog gradiva te prijenos informacija na nekonvencionalne medije; predaja gradiva nadležnom arhivu i zaduženja i odgovornosti u rukovanju, obradi i zaštiti gradiva. Registraturnim gradivom smatra se cjelina zapisa ili isprava nastalih u obavljanju javnobilježnièke službe i obuhvaæa upisnike, imenike, knjige, spise, kartoteke, datoteke, knjigovodstvene isprave, strojno èitljive zapise, mikrooblike, ukljuèujuæi i programe i pomagala za njihovo korištenje. Javni bilježnik je dužan registraturno i arhivsko gradivo osigurati od ošteæenja, uništenja ili nestajanja sustavnim provoðenjem mjera zaštite na naèin da se gradivo prikuplja, evidentira, sreðuje, odabire i izluèuje. Javni bilježnik je dužan sve javnobilježnièke isprave koje je sam sastavio kao i isprave koje preuzeo na èuvanje, èuvati pod kljuèem, odvojeno od drugih spisa. UREDSKO POSLOVANJE Èlanak 6. ARHIVIRANJE I IZDAVANJE ARHIVIRANIH SPISA TE ROKOVI ZA POHRANU SPISA GRADIVA U OPÆI ARHIV Èlanak 7. U takvom æe se sluèaju u upisnicama, popisima pismena i na omotima spisa precrtati olovkom u boji bilješke kojima je oznaèeno prilaganje spisa. PRIRUÈNI I OPÆI ARHIV Èlanak 8. Javni bilježnik je dužan u svom uredu organizirati opæi arhiv, a može imati i priruèni arhiv. Spisi koji se èuvaju tajno odlažu se u opæi arhiv bez odgaðanja, a najduže po proteku 90 dana od dana kada je postupak dovršen. Za veæi broj predmeta upisanih u istom upisniku može se, prema potrebi, osnovati veæi broj svežnjeva, time da se s vanjske strane svežnja oznaèi službeni broj spisa uloženih u odnosni svežanj. Na prednjoj strani omota svežnja stavlja oznaka javnog bilježnika kao tvorca gradiva , oznaka dokumentacijske cjeline — upisnika i godište iz kojeg potjeèu odnosni spisi npr. Pravilnika o zaštiti i èuvanju arhivskog i registraturnog gradiva »Narodne novine« br. Na isti naèin postupa se s gradivom koje je oznaèeno odreðenim stupnjem tajnosti. Na omot u kojem se spis nalazi stavit æe se oznaka spisa, naziv predmeta i razlog odvojenog èuvanja povijesni, politièki, gospodarski, itd. U popisu izdanih spisa èlanak 9. Pravilnika zabilježit æe se da je spis trajno izdvojen radi posebnog èuvanja. Knjigovodstvene isprave koje se odnose na poslovanje javnobilježnièkog ureda, a koje se po posebnim propisima èuvaju trajno, èuvaju se u opæem arhivu ili u blagajni ili trezoru, dok se ostale knjigovodstvene isprave mogu èuvati i u posebnim ormarima u radnim prostorijama ureda ili kod ovlaštenog knjigovodstvenog servisa. PERSONALNA DOKUMENTACIJA Èlanak 15. Personalna dokumentacija od statusnog znaèenja za zaposlene u javnobilježnièkim uredima odlaže se primjenom naèela personalnih dosjea. Pod personalnom dokumentacijom iz st. Personalna dokumentacija izvan navedene u prethodnom stavku npr. Personalni dosjei koji se odnose na zaposlenike kojima je radni odnos prestao èuvaju se u pismohrani gdje se odlažu prema pravilnima koja važe za èuvanje arhivskog gradiva trajne vrijednosti. KORIŠTENJE ARHIVIRANOG GRADIVA I POPIS IZDANIH SPISA IZDANOG GRADIVA Èlanak 16. Nakon što spis bude vraæen, potvrda æe se poništiti. ODABIRANJE I IZLUÈIVANJE GRADIVA, PRIJENOS INFORMACIJA NA NEKONVENCIONALNE MEDIJE Èlanak 18. Poseban popis s rokovima èuvanja sastavni je dio ovog Pravilnika. Nakon što javni bilježnik primi rješenje nadležnog državnog arhiva kojim se odobrava predloženo izluèivanje, javni bilježnik imenuje troèlanu komisiju koja izluèeno gradivo predaje u industrijsku preradu ili ga komisijski uništava u javnobilježnièkom uredu, o èemu saèinjava zapisnik koji se dostavlja nadležnom Državnog arhivu. Pohranom arhivskog zapisa trajne vrijednosti na nekonvencionalne nositelje podataka izvorni oblik èuva se i nadalje u izvorniku trajno. Posebne kategorije isprava utvrðene Zakonom o raèunovodstvu i posebnim propisima mogu se èuvati u odrerðenom roku èuvanja iskljuèivo na nekonvencionalnim nositeljima podataka po postupku utvrðenom ovim Pravilnikom. PREDAJA ARHIVSKOG GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU Èlanak 26. Gradivo javnog bilježnika ima status javnog arhivskog gradiva prema Zakonu a arhivskom gradivu i arhivima te se isto èuva u pismohrani javnog bilježnika do predaje na pohranu u spremište nadležnog državnog arhiva. Gradivo koje je predano u arhiv može se koristiti na naèin predviðen Zakonom. ZADUŽENJA I ODGOVORNOSTI U RUKOVANJU, OBRADI I ZAŠTITI GRADIVA Èlanak 29. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE Èlanak 30. Pravilnika o zaštiti i èuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva trebao posebno donjeti svaki javni bilježnik. Po pribavljenoj suglasnosti Hrvatskog državnog arhiva na ovaj Pravilnik, isti æe se objaviti u »Narodnim novinama. Ovaj Pravilnik stupa na snagu danom donošenja. Predsjednik Hrvatske javnobilježnièke komore Ivan Malekoviæ, v. POSEBAN POPIS GRADIVA S ROKOVIMA ÈUVANJA U JAVNOBILJEŽNIÈKIM UREDIMA Redni brojVrsta gradivaRok èuvanjaObrazloženje I. Opæi poslovni upisnik Repertorium »OU« èl. Javnobilježnièkog poslovnika JBP 2. Upisnik ovjera i potvrda »OV« èl. Javnobilježnièkog poslovnika JBP 3. Upisnik za ovrhu »Ovrv« èl. Javnobilježnièkog poslovnika JBP 4. Upisnik povjerenih poslova »UPP« èl. Javnobilježnièkog poslovnika JBP 5. Depozitna knjiga »DK« èl. Javnobilježnièkog poslovnika JBP 6. Imenik predanih raspoložbi za sluèaj smrti »IR« èl. Javnobilježnièkog poslovnika JBP 7. Zajednièki abecedni imenik èl. Javnobilježnièkog poslovnika JBP 8. Imenik povjerenih poslova èl. Javnobilježnièkog poslovnika JBP 9. Pravilnika o javnobilježnièkim protestnim upisnicima 10 godinaÈl. Pravilnika o javnobilježnièkim protestnim upisnicima II. Javnobilježnièki akti bez obzira na sadržaj i potvrðene solemnizirane privatne isprave koje se odnose na nekretninetrajno Èl. JBP 2 Spisi o povjerenim izjavama posljednje voljetrajnoÈl. SPISI3 Spisi koji su zbog svog sadržaja ili osoba na koje se odnose od osobitog povijesnog, znanstvenog ili politièkog znaèenjatrajno Èl. JBP 4 Spisi ovjera i potvrda spisi koji se upisuju u upisnik »OV«, dakle spisi na kojima je javni bilježnik ovjerio potpis stranke, bez obzira na sadržaj istih;3 godine Èl. Spisi povjerenih poslova, koje javni bilježnik prema odredbama posebnog zakona zadržava samo u prijepisu UPP spisi u vezi ostavinskih postupaka 5 godina raèunajuæi od isteka godine u kojoj je povjereni posao okonèan i izvorni spis vraæan suduÈl. Ostali spisi povjerenih poslova onoliko vremena koliko se istovrsni spisi suda ili druge vlasti koja javnom bilježniku povjerila posao èuvaju kod te vlastiÈl. JBP 8 Svi ostali spisi koji nisu navdeni u prethodnim toè. Zapisnici Glavnih skupština trgovaèkih društava, Zapisnici o posvjedoèenju èinjenica, Zapisnici o zaprimanju raznih izjava, punomoæi i prijedloga, akoji se upisuju u »OU« upisnik5 godina Èl. JBP POMOÆNE KNJIGE 1. Knjiga otpreme pošte èl. JBP RAÈUNOVODSTVENA DOKUMENTACIJA Redni brojVrsta ispraveRok èuvanjaObrazloženje 1. Kontovnik gotovinskih pologa èl. JBP 7 godina od isteka godina na koju se odnose pomoæna knjiga Èl. Zakona o raèunovodstvu »Narodne novine br. Dnevnik gotovinskih pologa èl. JBP 11 godina glavna knjiga Èl. Zakona o raèunovodstvu 3. Kontovnik negotovinskih pologa èl. Dnevnik negotovinskih pologa èlanak 65 JBP 5. Financijski izvještaji bilanca, raèun dobiti i gubitka... Dnevnik evidencija poslovnih promjena knjigovodstvenih isprva slijedom nastanka i Glavna knjiga sintetièka evidencija poslovnih promjena rašèlanjena prema vrstama prihoda i rashoda, imovine i izvora financiranja slijedom njihova nastanka 11 godina od isteka godine na koju se odnose Èl. Pomoæne knjige: analitièka evidencija poslovnih promjena sintetièkih konta kao analitike poslovnih promjena po partnerima ili vlasnicima, kreditnim partijama, evidencije materijalne imovine koje sadrže osim financijskih i kolièinske podatke i druge pomoæne knjige kao knjige ulaznih i izlaznih raèuna, knjiga blagajne i druge. Zakona o raèunovodstvu 8. Knjigovodstvene isprave kao temelj za unos podataka u poslovne knjige ulazni raèuni, izlazni raèuni, izvodi žiroraèuna s nalozima za isplatu, blagajna sva dokumentacija temeljem koje je obavljena isplata ili uplata u gotovini , sve isprave u svezi s promjenama imovine, putni nalozi, blokovi raèuna, nalozi za knjiženje, pomoæni obraèuni u sliène isprave7 godina od isteka godine na koju se odnose Èl. Zakona o raèunovodstvu 9.. Obraèuni, isplatne liste, evidencije plaæa, dnevnica i honorara za koje se plaæaju doprinositrajno Èlanak 7. Da bi vidjeli traženi propis u kvalitetnom izvornom obliku molimo da se pretplatite. Jeste li tražili: Poslovne novine - korisne informacije iz podruèja graðanskog i trgovaèkog prava, poslovne informacije, korisni savjeti, preporuke, vijesti, primjeri ugovora, poslovni planovi i elaborati, knjige i priruènici, statistièki podaci, imenici, izvještaji... Teme za predah od posla; sport, glazba, mp3, filmovi, video, humor, poznanstva, kladionice, sex, igrice, rekreacija...